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管理项目可见性和共享

项目可见性和共享功能适用于 Team 或 Enterprise 计划的用户。本文假设已为您的组织启用公开项目。有关更多信息,请参阅 如何禁用公开项目?

与群组共享项目需要 Enterprise 计划,目前处于测试阶段。

了解两个项目可见性选项

在 Team 或 Enterprise 计划上创建项目时,您可以在两个初始可见性选项之间进行选择:

  • 公开:您组织中的所有人都可以查看和使用该项目。

  • 私密:仅受邀成员可以查看和使用该项目。

什么是公开项目?

如果您选择在创建项目时与组织的其他成员共享该项目,这意味着您团队的任何其他成员都可以通过浏览或搜索项目部分中的 Team 选项卡来找到它,并使用它开始聊天。即使项目是公开的,您在该项目内的聊天也将是私密的,除非您手动共享,否则组织的其他成员无法访问。

我可以将项目从公开更改为私密吗?

是的,您可以随时通过打开项目并单击项目名称右侧的"共享"按钮,将您创建的公开项目的可见性切换为私密:

单击常规访问权限下的"组织中的所有人",然后选择"仅受邀人员"以将项目从公开更改为私密:

什么是私密项目?

选择"仅受邀人员"可保持您的项目私密,以便默认情况下只有您拥有访问权限。项目内的所有内容(聊天、项目知识和工件)对其他成员不可访问,除非他们被明确邀请。

我可以将项目从私密更改为公开吗?

是的,您可以随时通过打开项目并单击项目名称右侧的"共享"按钮,将您创建的私密项目的可见性切换为公开:

单击常规访问权限下的"仅受邀人员",然后选择"组织中的所有人"以将项目从私密更改为公开:

添加和移除对私密项目的访问权限

向私密项目添加成员

  1. 单击项目名称右侧的"共享"按钮。

  2. 在出现的窗口中,按名称或电子邮件地址从您的组织添加人员。在 Enterprise 计划上,如果群组的可见性设置允许项目共享,您也可以添加群组。群组在结果中显示时带有群组图标和群组标签。

  3. 选择适当的权限级别:

    • 可以查看:成员可以查看项目内容、知识和说明,并在项目内聊天,但无法编辑。

    • 可以编辑:成员可以修改项目说明和知识、更新成员设置并积极为项目做出贡献。

这将与成员共享项目和知识库,但您的聊天将保持私密,除非您选择共享它们。

从私密项目中移除成员

  1. 具有"可以编辑"权限的项目成员可以打开项目的"共享"菜单。

  2. 单击成员名称右侧的角色。

  3. 选择"移除访问权限"。

  4. 被移除后,他们将无法再访问此项目或其内容。

批量添加成员

您可以通过在单击"共享"后将电子邮件地址列表复制并粘贴到按电子邮件邀请字段中来一次添加多个用户:

与群组共享项目

与群组共享项目目前在 Enterprise 计划中处于测试阶段。

在 Enterprise 计划上,您可以与群组共享项目,而不是逐个添加每个成员。访问权限遵循群组成员资格,因此稍后加入群组的成员会自动获得访问权限,离开群组的成员会失去访问权限。

在您可以与群组共享之前,管理员需要在群组的可见性设置中打开与此群组共享项目。请参阅在 Enterprise 计划上管理群组和群组支出限制

  1. 单击项目名称右侧的"共享"按钮。

  2. 添加人员或群组字段中输入群组名称。

  3. 从结果中选择群组。

  4. 选择"可以查看"或"可以编辑"。

  5. 单击"共享"。

需要了解的几点:

  • 新可见的群组可能需要几分钟才能在选择器中显示。

  • 访问权限更改最多可能需要五分钟才能应用。

  • 群组成员只有在也是项目所属组织的成员时才能获得访问权限。群组可以跨越子组织,但共享项目仍限于其自己的组织。

  • 一旦项目与群组共享,该群组的每个成员都可以打开它,即使该群组对其组织不可见。可见性控制谁可以在选择器中找到群组,而不是谁可以访问已共享的项目。

  • 如果成员离开群组,他们将失去通过该群组共享的项目的访问权限,除非他们有其他方式获得访问权限。

  • 删除群组会移除其对与其共享的任何项目的访问权限。

电子邮件通知

当有人与您共享项目时,您将收到一封电子邮件通知,告知您新共享的项目和您的权限级别。

与我共享"选项卡"

与您共享的项目将显示在您项目部分的"与我共享"选项卡中,便于您查找和访问协作工作。

归档共享项目时会发生什么?

当项目被归档时,所有共享权限都会重置为私密,以前的共享上下文会被清除以确保安全。

共享和取消共享聊天

项目内的聊天默认不共享。

共享聊天

  1. 单击聊天右上角的"共享"按钮。

  2. 单击弹出窗口中的"共享"按钮以创建可共享链接。

聊天快照包括共享聊天之前发送的所有消息,包括任何工件。共享聊天后发送的所有消息默认将保持私密。但是,您可以选择更新共享快照以包括新消息。

更新共享聊天

  1. 打开"共享"菜单。

  2. 单击"自上次共享以来的新消息"旁边的"更新"以在共享快照中包括任何新消息。

取消共享聊天

  1. 导航到"共享"菜单。

  2. 单击可见性下拉菜单。

  3. 将聊天从"共享"更改为"私密"以禁用直接链接。

这是否解答了您的问题?