プロジェクトの可視性と共有機能は、TeamプランまたはEnterpriseプランのユーザーが利用できます。この記事は、公開プロジェクトとプロジェクト共有が組織で有効になっていることを前提としています。管理者はどちらかをオフにすることができます。詳細については、組織のプロジェクト共有を制御するを参照してください。
プロジェクトをグループと共有するにはEnterpriseプランが必要であり、現在ベータ版です。
2つのプロジェクト可視性オプションを理解する
TeamプランまたはEnterpriseプランでプロジェクトを作成する場合、2つの初期可視性オプションから選択できます。
公開: 組織内のすべてのユーザーがプロジェクトを表示して使用できます。
プライベート: 招待されたメンバーのみがプロジェクトを表示して使用できます。
公開プロジェクトとは何ですか?
作成時にプロジェクトを組織の他のメンバーと共有することを選択した場合、チームの他のメンバーはプロジェクトセクションの組織タブを参照または検索して見つけることができ、チャットを開始するために使用できます。プロジェクトが公開されている場合でも、そのプロジェクト内のチャットはプライベートであり、手動で共有しない限り、組織の他のメンバーはアクセスできません。
プロジェクトを公開からプライベートに変更できますか?
はい、作成した公開プロジェクトの可視性をいつでもプライベートに切り替えることができます。プロジェクトを開き、プロジェクト名の右側の「共有」ボタンをクリックします。
一般的なアクセスの下の「[組織名]のすべてのユーザー」をクリックし、「招待されたユーザーのみ」を選択して、プロジェクトを公開からプライベートに変更します。
プライベートプロジェクトとは何ですか?
「招待されたユーザーのみ」を選択すると、プロジェクトはプライベートのままになり、デフォルトではあなただけがアクセス権を持ちます。プロジェクト内のすべてのコンテンツ(チャット、プロジェクトナレッジ、アーティファクト)は、明示的に招待されない限り、他のメンバーはアクセスできません。
プロジェクトをプライベートから公開に変更できますか?
はい、作成したプライベートプロジェクトの可視性をいつでも公開に切り替えることができます。プロジェクトを開き、プロジェクト名の右側の「共有」ボタンをクリックします。
一般的なアクセスの下の「招待されたユーザーのみ」をクリックし、「[組織名]のすべてのユーザー」を選択して、プロジェクトをプライベートから公開に変更します。
プライベートプロジェクトへのアクセスを追加および削除する
プライベートプロジェクトにメンバーを追加するには
プロジェクト名の右側の「共有」ボタンをクリックします。
表示されるウィンドウで、名前またはメールアドレスで組織からユーザーを追加します。Enterpriseプランでは、可視性設定がプロジェクト共有を許可している場合、グループを追加することもできます。グループは結果にグループアイコンとグループラベル付きで表示されます。
適切な権限レベルを選択します。
表示可能: メンバーはプロジェクトのコンテンツ、ナレッジ、指示を表示でき、プロジェクト内でチャットできますが、編集することはできません。
編集可能: メンバーはプロジェクトの指示とナレッジを変更でき、メンバー設定を更新でき、プロジェクトに積極的に貢献できます。
これによりプロジェクトとナレッジベースがメンバーと共有されますが、チャットは共有することを選択しない限りプライベートのままです。
プライベートプロジェクトからメンバーを削除するには
「編集可能」権限を持つプロジェクトメンバーは、プロジェクトの「共有」メニューを開くことができます。
メンバー名の右側のロールをクリックします。
「アクセスを削除」を選択します。
削除後、このプロジェクトとそのコンテンツにアクセスできなくなります。
メンバーを一括追加する
「共有」をクリックした後、メールアドレスのリストをコピーしてユーザーまたはグループを追加フィールドに貼り付けることで、複数のユーザーを一度に追加できます。
プロジェクトをグループと共有する
プロジェクトをグループと共有することは、現在Enterpriseプランのベータ版です。
Enterpriseプランでは、各メンバーを個別に追加する代わりに、プロジェクトをグループと共有できます。アクセスはグループメンバーシップに従うため、後でグループに参加したメンバーは自動的にアクセス権を取得し、グループを離れたメンバーはアクセス権を失います。
グループと共有する前に、管理者がグループの可視性設定でこのグループとリソースを共有するをオンにする必要があります。Enterpriseプランでグループとグループ支出制限を管理するを参照してください。
プロジェクト名の右側の「共有」ボタンをクリックします。
ユーザーまたはグループを追加フィールドにグループ名を入力します。
結果からグループを選択します。
「表示可能」または「編集可能」を選択します。
「共有」をクリックします。
知っておくべきことがいくつかあります。
新しく表示されたグループがピッカーに表示されるまで数分かかる場合があります。
アクセス変更が適用されるまで最大5分かかる場合があります。
グループメンバーは、プロジェクトが属する組織のメンバーでもある場合にのみアクセス権を取得します。グループは子組織にまたがることができますが、共有プロジェクトは独自の組織にスコープされたままです。
プロジェクトがグループと共有されると、グループが組織に表示されていなくても、そのグループのすべてのメンバーがプロジェクトを開くことができます。可視性は、ピッカーでグループを見つけることができるユーザーを制御し、既に共有されているプロジェクトに到達できるユーザーを制御しません。
メンバーがグループを離れると、別の方法でアクセス権がない限り、それを通じて共有されたプロジェクトへのアクセス権を失います。
グループを削除すると、それと共有されているプロジェクトへのアクセス権が削除されます。
メール通知
誰かがプロジェクトをあなたと共有すると、新しい共有プロジェクトと権限レベルについて知らせるメール通知を受け取ります。
「あなたと共有」タブ
あなたと共有されたプロジェクトは、プロジェクトセクションの「あなたと共有」タブに表示され、共同作業を簡単に見つけてアクセスできます。
共有プロジェクトをアーカイブするとどうなりますか?
プロジェクトをアーカイブしても、共有権限がリセットされたり、メンバーが削除されたりすることはありません。すべてのメンバー、権限レベル、プロジェクトナレッジが保持され、プロジェクトをアーカイブ解除すると、すべてが元の状態に復元されます。誰かのアクセス権を取り消すには、アーカイブする前または後にプロジェクトの共有設定でメンバーを削除します。
プロジェクトを共有できない場合
所有者は組織のプロジェクト共有をオフにすることができます。Enterpriseプランでは、特定のロールに対してもオフにすることができます。共有がオフになっている場合:
プロジェクトの「共有」メニューを開くことはできますが、「プロジェクト共有は管理者によってオフにされています。」と表示されます。新しいユーザーまたはグループを追加することはできません。
既存のアクセス権を変更または削除することはできます。
既に共有されているプロジェクトは共有されたままであり、既にアクセス権を持つユーザーはそれを保持します。
公開プロジェクトはプライベートになるため、プロジェクトが公開されていたためだけにアクセス権を持っていたユーザーはそれを失います。管理者が共有をオンに戻すと、プライベートのままです。
プロジェクトを共有する必要がある場合は、管理者に連絡してください。
チャットを共有および共有解除する
プロジェクト内のチャットはデフォルトでは共有されません。
チャットを共有するには
チャットの右上隅の「共有」ボタンをクリックします。
ポップアップの「共有」ボタンをクリックして、共有可能なリンクを作成します。
チャットスナップショットには、チャット共有前に送信されたすべてのメッセージ(アーティファクトを含む)が含まれます。チャット共有後に送信されたすべてのメッセージはデフォルトではプライベートのままです。ただし、共有スナップショットを更新して新しいメッセージを含めることを選択できます。
共有チャットを更新するには
「共有」メニューを開きます。
「最後に共有してから新しいメッセージ」の横の「更新」をクリックして、共有スナップショットに新しいメッセージを含めます。
チャットを共有解除するには
「共有」メニューに移動します。
可視性ドロップダウンをクリックします。
チャットを「共有」から「プライベート」に変更して、直接リンクを無効にします。