Fitur visibilitas dan berbagi proyek tersedia untuk pengguna pada paket Team atau Enterprise. Artikel ini mengasumsikan bahwa proyek publik diaktifkan untuk organisasi Anda. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana cara menonaktifkan proyek publik?
Berbagi proyek dengan grup memerlukan paket Enterprise dan saat ini dalam versi beta.
Pahami dua opsi visibilitas proyek
Saat membuat proyek pada paket Team atau Enterprise, Anda dapat memilih antara dua opsi visibilitas awal:
Publik: Semua orang di organisasi Anda dapat melihat dan menggunakan proyek.
Pribadi: Hanya anggota yang diundang dapat melihat dan menggunakan proyek.
Apa itu proyek publik?
Jika Anda memilih untuk berbagi proyek dengan sisa organisasi Anda saat pembuatan, ini berarti bahwa anggota tim lainnya dapat menemukannya dengan menjelajahi atau mencari tab Team di bagian Proyek, dan menggunakannya untuk memulai obrolan. Bahkan jika proyek bersifat publik, obrolan Anda dalam proyek tersebut akan tetap pribadi dan tidak dapat diakses oleh anggota organisasi lain kecuali Anda secara manual membagikannya.
Bisakah saya mengubah proyek dari publik menjadi pribadi?
Ya, Anda dapat mengubah visibilitas proyek yang Anda buat sebagai publik menjadi pribadi kapan saja dengan membuka proyek dan mengklik tombol "Bagikan" di sebelah kanan nama proyek:
Klik "Semua orang di [organisasi Anda]" di bawah Akses umum dan pilih "Hanya orang yang diundang" untuk mengubah proyek dari publik menjadi pribadi:
Apa itu proyek pribadi?
Memilih "Hanya orang yang diundang" membuat proyek Anda tetap pribadi sehingga Anda adalah satu-satunya pengguna dengan akses secara default. Semua konten dalam proyek (obrolan, pengetahuan proyek, dan artefak) tetap tidak dapat diakses oleh anggota lain kecuali mereka secara eksplisit diundang.
Bisakah saya mengubah proyek dari pribadi menjadi publik?
Ya, Anda dapat mengubah visibilitas proyek yang Anda buat sebagai pribadi menjadi publik kapan saja dengan membuka proyek dan mengklik tombol "Bagikan" di sebelah kanan nama proyek:
Klik "Hanya orang yang diundang" di bawah Akses umum dan pilih "Semua orang di [organisasi Anda]" untuk mengubah proyek dari pribadi menjadi publik:
Tambah dan hapus akses ke proyek pribadi
Untuk menambahkan anggota ke proyek pribadi
Klik tombol "Bagikan" di sebelah kanan nama proyek.
Di jendela yang muncul, tambahkan orang dari organisasi Anda berdasarkan nama atau alamat email. Pada paket Enterprise, Anda juga dapat menambahkan grup jika pengaturan visibilitasnya memungkinkan berbagi proyek. Grup muncul dalam hasil dengan ikon grup dan label Grup.
Pilih tingkat izin yang sesuai:
Dapat melihat: Anggota dapat melihat konten proyek, pengetahuan, dan instruksi, serta mengobrol dalam proyek, tetapi tidak dapat mengeditnya.
Dapat mengedit: Anggota dapat memodifikasi instruksi dan pengetahuan proyek, memperbarui pengaturan anggota, dan secara aktif berkontribusi pada proyek.
Ini akan berbagi proyek dan basis pengetahuan dengan anggota, tetapi obrolan Anda akan tetap pribadi kecuali Anda memilih untuk membagikannya.
Untuk menghapus anggota dari proyek pribadi
Anggota proyek dengan izin "Dapat mengedit" dapat membuka menu "Bagikan" proyek.
Klik pada peran di sebelah kanan nama anggota.
Pilih "Hapus akses."
Setelah dihapus, mereka tidak akan lagi dapat mengakses proyek ini atau kontennya.
Tambah anggota secara massal
Anda dapat menambahkan beberapa pengguna sekaligus dengan menyalin dan menempel daftar alamat email ke dalam bidang Tambah orang atau grup setelah mengklik "Bagikan."
Bagikan proyek dengan grup
Berbagi proyek dengan grup saat ini dalam versi beta untuk paket Enterprise.
Pada paket Enterprise, Anda dapat berbagi proyek dengan grup alih-alih menambahkan setiap anggota secara individual. Akses mengikuti keanggotaan grup, jadi anggota yang bergabung dengan grup nanti mendapatkan akses secara otomatis, dan anggota yang pergi kehilangannya.
Sebelum Anda dapat berbagi dengan grup, admin perlu mengaktifkan Bagikan proyek dengan grup ini dalam pengaturan visibilitas grup. Lihat Kelola grup dan batas pengeluaran grup pada paket Enterprise.
Klik tombol "Bagikan" di sebelah kanan nama proyek.
Ketik nama grup di bidang Tambah orang atau grup.
Pilih grup dari hasil.
Pilih "Dapat melihat" atau "Dapat mengedit."
Klik "Bagikan."
Beberapa hal yang perlu diketahui:
Grup yang baru terlihat dapat memakan waktu beberapa menit untuk muncul di pemilih.
Perubahan akses dapat memakan waktu hingga lima menit untuk diterapkan.
Anggota grup hanya mendapatkan akses jika mereka juga anggota organisasi tempat proyek berada. Grup dapat mencakup organisasi anak, tetapi proyek bersama tetap terbatas pada organisasinya sendiri.
Setelah proyek dibagikan dengan grup, setiap anggota grup dapat membukanya, bahkan jika grup tidak terlihat oleh organisasi mereka. Kontrol visibilitas menentukan siapa yang dapat menemukan grup di pemilih, bukan siapa yang dapat mengakses proyek yang sudah dibagikan.
Jika anggota meninggalkan grup, mereka kehilangan akses ke proyek yang dibagikan melaluinya kecuali mereka memiliki akses dengan cara lain.
Menghapus grup menghapus aksesnya ke proyek apa pun yang dibagikan dengannya.
Notifikasi email
Ketika seseorang berbagi proyek dengan Anda, Anda akan menerima notifikasi email yang memberi tahu Anda tentang proyek bersama baru dan tingkat izin Anda.
Tab "Dibagikan dengan Anda"
Proyek yang telah dibagikan dengan Anda akan muncul di tab "Dibagikan dengan Anda" di bagian Proyek Anda, sehingga mudah menemukan dan mengakses pekerjaan kolaboratif.
Apa yang terjadi saat mengarsipkan proyek bersama?
Mengarsipkan proyek tidak mengatur ulang izin berbagiannya atau menghapus anggota. Semua anggota, tingkat izin, dan pengetahuan proyek dipertahankan, dan semuanya dipulihkan persis seperti saat Anda membatalkan pengarsipan proyek. Untuk mencabut akses seseorang, hapus mereka di pengaturan berbagi proyek sebelum atau sesudah pengarsipan.
Bagikan dan batalkan berbagi obrolan
Obrolan dalam proyek tidak dibagikan secara default.
Untuk berbagi obrolan
Klik tombol "Bagikan" di sudut kanan atas obrolan Anda.
Klik tombol "Bagikan" di pop-up untuk membuat tautan yang dapat dibagikan.
Snapshot obrolan mencakup semua pesan yang dikirim sebelum berbagi obrolan, termasuk artefak apa pun. Semua pesan yang dikirim setelah berbagi obrolan akan tetap pribadi secara default. Namun, Anda dapat memilih untuk memperbarui snapshot bersama agar mencakup pesan baru.
Untuk memperbarui obrolan bersama
Buka menu "Bagikan".
Klik "Perbarui" di sebelah "Pesan baru sejak terakhir dibagikan" untuk menyertakan pesan baru apa pun dalam snapshot bersama.
Untuk membatalkan berbagi obrolan
Navigasikan ke menu "Bagikan".
Klik dropdown visibilitas.
Ubah obrolan dari "Dibagikan" menjadi "Pribadi" untuk menonaktifkan tautan langsung.