Las funciones de visibilidad y uso compartido del proyecto están disponibles para usuarios en planes Team o Enterprise. Este artículo asume que los proyectos públicos y el uso compartido de proyectos están habilitados para tu organización. Los administradores pueden desactivar cualquiera de ellos. Para más información, consulta Control project sharing for your organization.
Compartir un proyecto con un grupo requiere un plan Enterprise y actualmente está en versión beta.
Comprender las dos opciones de visibilidad del proyecto
Al crear un proyecto en un plan Team o Enterprise, puedes elegir entre dos opciones de visibilidad iniciales:
Público: Todos en tu organización pueden ver y usar el proyecto.
Privado: Solo los miembros invitados pueden ver y usar el proyecto.
¿Qué son los proyectos públicos?
Si eliges compartir un proyecto con el resto de tu organización al crearlo, significa que cualquier otro miembro de tu equipo puede encontrarlo navegando o buscando en la pestaña Organización en la sección Proyectos, y usarlo para iniciar un chat. Incluso si un proyecto es público, tus chats dentro de ese proyecto serán privados e inaccesibles para otros miembros de tu organización a menos que los compartas manualmente.
¿Puedo cambiar un proyecto de público a privado?
Sí, puedes cambiar la visibilidad de un proyecto que creaste como público a privado en cualquier momento abriendo el proyecto y haciendo clic en el botón "Compartir" a la derecha del nombre del proyecto.
Haz clic en "Todos en [tu organización]" bajo Acceso general y selecciona "Solo personas invitadas" para cambiar el proyecto de público a privado.
¿Qué son los proyectos privados?
Elegir "Solo personas invitadas" mantiene tu proyecto privado para que seas el único usuario con acceso de forma predeterminada. Todo el contenido dentro del proyecto (chats, conocimiento del proyecto y artefactos) permanece inaccesible para otros miembros a menos que sean explícitamente invitados.
¿Puedo cambiar un proyecto de privado a público?
Sí, puedes cambiar la visibilidad de un proyecto que creaste como privado a público en cualquier momento abriendo el proyecto y haciendo clic en el botón "Compartir" a la derecha del nombre del proyecto.
Haz clic en "Solo personas invitadas" bajo Acceso general y selecciona "Todos en [tu organización]" para cambiar el proyecto de privado a público.
Agregar y eliminar acceso a proyectos privados
Para agregar miembros a un proyecto privado
Haz clic en el botón "Compartir" a la derecha del nombre del proyecto.
En la ventana que aparece, agrega personas de tu organización por nombre o dirección de correo electrónico. En planes Enterprise, también puedes agregar un grupo si su configuración de visibilidad permite el uso compartido de proyectos. Los grupos aparecen en los resultados con un icono de grupo y la etiqueta Grupo.
Selecciona el nivel de permiso apropiado:
Puede ver: Los miembros pueden ver el contenido del proyecto, el conocimiento e instrucciones, y chatear dentro del proyecto, pero no pueden editarlo.
Puede editar: Los miembros pueden modificar las instrucciones y el conocimiento del proyecto, actualizar la configuración de miembros y contribuir activamente al proyecto.
Esto compartirá el proyecto y la base de conocimiento con el miembro, pero tus chats permanecerán privados a menos que elijas compartirlos.
Para eliminar miembros de un proyecto privado
Un miembro del proyecto con permisos "Puede editar" puede abrir el menú "Compartir" del proyecto.
Haz clic en el rol a la derecha del nombre del miembro.
Selecciona "Eliminar acceso".
Después de ser eliminados, ya no podrán acceder a este proyecto ni a su contenido.
Agregar miembros en lote
Puedes agregar múltiples usuarios a la vez copiando y pegando una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Agregar personas o grupos después de hacer clic en "Compartir".
Compartir un proyecto con un grupo
Compartir un proyecto con un grupo actualmente está en versión beta para planes Enterprise.
En planes Enterprise, puedes compartir un proyecto con un grupo en lugar de agregar cada miembro individualmente. El acceso sigue la membresía del grupo, por lo que los miembros que se unan al grupo más tarde obtienen acceso automáticamente, y los miembros que se vayan lo pierden.
Antes de poder compartir con un grupo, un administrador necesita activar Compartir recursos con este grupo en la configuración de visibilidad del grupo. Consulta Manage groups and group spend limits on Enterprise plans.
Haz clic en el botón "Compartir" a la derecha del nombre del proyecto.
Escribe el nombre del grupo en el campo Agregar personas o grupos.
Selecciona el grupo de los resultados.
Selecciona "Puede ver" o "Puede editar".
Haz clic en "Compartir".
Algunas cosas que debes saber:
Un grupo recién visible puede tardar unos minutos en aparecer en el selector.
Los cambios de acceso pueden tardar hasta cinco minutos en aplicarse.
Los miembros del grupo solo obtienen acceso si también son miembros de la organización a la que pertenece el proyecto. Un grupo puede abarcar organizaciones secundarias, pero un proyecto compartido permanece limitado a su propia organización.
Una vez que un proyecto se comparte con un grupo, cada miembro de ese grupo puede abrirlo, incluso si el grupo no es visible para su organización. Los controles de visibilidad determinan quién puede encontrar un grupo en el selector, no quién puede acceder a un proyecto que ya está compartido.
Si un miembro abandona un grupo, pierde acceso a los proyectos compartidos a través de él a menos que tenga acceso de otra manera.
Eliminar un grupo elimina su acceso a cualquier proyecto compartido con él.
Notificaciones por correo electrónico
Cuando alguien comparte un proyecto contigo, recibirás una notificación por correo electrónico informándote sobre el nuevo proyecto compartido y tu nivel de permiso.
Pestaña "Compartido contigo"
Los proyectos que han sido compartidos contigo aparecerán en una pestaña "Compartido contigo" en tu sección Proyectos, facilitando encontrar y acceder al trabajo colaborativo.
¿Qué sucede al archivar un proyecto compartido?
Archivar un proyecto no restablece sus permisos de uso compartido ni elimina miembros. Todos los miembros, niveles de permiso y conocimiento del proyecto se conservan, y todo se restaura exactamente como estaba cuando desarchivas el proyecto. Para revocar el acceso de alguien, elimínalo en la configuración de uso compartido del proyecto antes o después de archivarlo.
Si no puedes compartir proyectos
Los propietarios pueden desactivar el uso compartido de proyectos para tu organización. En planes Enterprise, también pueden desactivarlo para roles específicos. Cuando el uso compartido está desactivado para ti:
Aún puedes abrir el menú "Compartir" de un proyecto, pero verás "El administrador ha desactivado el uso compartido de proyectos". No puedes agregar nuevos usuarios o grupos.
Aún puedes cambiar o eliminar el acceso existente.
Los proyectos que ya están compartidos permanecen compartidos, y los usuarios que ya tienen acceso lo mantienen.
Los proyectos públicos se vuelven privados, por lo que las personas que solo tenían acceso porque un proyecto era público lo pierden. Permanecen privados si tu administrador reactiva el uso compartido.
Contacta a tu administrador si necesitas compartir un proyecto.
Compartir y dejar de compartir chats
Los chats dentro de un proyecto no se comparten de forma predeterminada.
Para compartir un chat
Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de tu chat.
Haz clic en el botón "Compartir" en la ventana emergente para crear un enlace compartible.
La instantánea del chat incluye todos los mensajes que se enviaron antes de compartir el chat, incluidos los artefactos. Todos los mensajes enviados después de compartir un chat permanecerán privados de forma predeterminada. Sin embargo, puedes optar por actualizar la instantánea compartida para incluir nuevos mensajes.
Para actualizar un chat compartido
Abre el menú "Compartir".
Haz clic en "Actualizar" junto a "Nuevos mensajes desde el último compartido" para incluir cualquier mensaje nuevo en la instantánea compartida.
Para dejar de compartir un chat
Navega al menú "Compartir".
Haz clic en el menú desplegable de visibilidad.
Cambia el chat de "Compartido" a "Privado" para desactivar el enlace directo.