Un budget de groupe mutualisé donne à un groupe un montant mensuel partagé dont tous ses membres tirent parti, en plus de la limite de dépenses mensuelles propre à chaque utilisateur. Cet article explique comment fonctionnent les budgets mutualisés et comment les définir, les prioriser et les surveiller.
Les budgets de groupe mutualisés sont en version bêta pour les organisations disposant d'un plan Enterprise. Les propriétaires, propriétaires principaux et rôles personnalisés avec la permission Facturation définie sur « Peut gérer » peuvent définir des budgets mutualisés dans Paramètres de l'organisation > Utilisation. Pour partager vos commentaires sur la version bêta, contactez votre équipe de compte Anthropic.
Fonctionnement des budgets mutualisés
Une limite de dépenses de groupe s'applique à chaque membre du groupe séparément, donc chaque membre obtient la même limite mensuelle. Un budget mutualisé ajoute un montant partagé pour tout le groupe.
Chaque demande est comptabilisée à la fois par rapport à la limite de dépenses mensuelles propre à l'utilisateur et au budget mutualisé du groupe, et l'utilisateur s'arrête à celui qui s'épuise en premier. Lorsque le budget mutualisé est épuisé, l'utilisation s'interrompt pour chaque membre du groupe jusqu'à ce que vous augmentiez le budget ou qu'il se réinitialise pour le nouveau mois. Après l'avoir augmenté, les membres du groupe peuvent envoyer des messages à nouveau immédiatement.
Remarque : Un budget mutualisé n'est pas une part égale pour chaque personne. Si vous définissez la limite mensuelle des membres sur le budget mutualisé divisé par le nombre de membres du groupe, vous revenez à des limites individuelles et perdez l'avantage d'un budget partagé. Définissez la limite mensuelle des membres comme garde-fou contre une utilisation inhabituellement élevée par une personne.
Avant de commencer
Vérifiez les éléments suivants avant de définir un budget mutualisé :
Le groupe existe dans Paramètres de l'organisation > Groupes. En savoir plus sur la gestion des groupes et des limites de dépenses de groupe sur les plans Enterprise.
Le groupe a une limite de dépenses mensuelles. Un budget mutualisé s'ajoute à cette limite.
Vous avez choisi un groupe pour commencer. Une seule équipe avec un propriétaire clair est un bon premier choix.
Choisir les montants de départ
Basez vos premiers montants sur les dépenses réelles du mois dernier, pas sur une estimation. Vous avez besoin de deux chiffres pour le groupe. La modification des limites d'un groupe suggère ces chiffres automatiquement, ou vous pouvez vérifier ces chiffres dans Analytics :
Dépenses du mois dernier pour le groupe : Dans Analytics, filtrez le tableau des membres sur le groupe et additionnez les dépenses.
Le plus gros dépensier du groupe : La première ligne lorsque vous triez ce tableau par dépenses.
Un bon point de départ est un budget mutualisé d'environ trois fois les dépenses du groupe du mois dernier, et une limite mensuelle des membres d'environ trois fois les dépenses du plus gros dépensier.
Par exemple, si un groupe a dépensé 1 450 $ le mois dernier et que son plus gros dépensier a utilisé 310 $, définissez le budget mutualisé à 2 900 $ et la limite mensuelle des membres à environ 950 $. Avec ces montants, les demandes de plus devraient être rares et le budget mutualisé devrait durer le mois.
Définir un budget mutualisé
Définissez le budget mutualisé et la limite mensuelle des membres ensemble à partir de la ligne du groupe dans le tableau des limites de dépenses.
Accédez à Paramètres de l'organisation > Utilisation.
Faites défiler jusqu'à Limites de dépenses et sélectionnez l'onglet « Par groupe/niveau ».
Trouvez le groupe, cliquez sur le bouton de menu à droite et sélectionnez « Modifier les limites ».
Sous Budget mensuel mutualisé, sélectionnez « Définir le montant ». Un montant suggéré basé sur l'utilisation récente du groupe est rempli, et vous pouvez le modifier.
Sous Limite mensuelle des membres, cliquez sur « Utiliser » pour appliquer la limite suggérée, ou entrez la vôtre.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Si la limite mensuelle des membres est trop basse pour le budget mutualisé, vous verrez un avertissement avec une option pour l'augmenter.
Modifier, geler ou désactiver un budget mutualisé
Modifier le montant : Sélectionnez « Modifier les limites » dans le menu de la ligne du groupe et entrez un nouveau montant.
Geler le groupe : Définissez le budget mutualisé à 0 $. Chaque membre du groupe s'arrête jusqu'à ce que vous l'augmentiez.
Mettre en pause le budget mutualisé : sélectionnez Suspendu. Le montant est conservé mais non appliqué jusqu'à ce que vous sélectionniez à nouveau Définir le montant. Pour supprimer le pool, sélectionnez Aucun budget mutualisé
Supprimer la limite de dépenses du groupe : Cela supprime également le budget mutualisé du groupe.
Définir la priorité du budget pour les utilisateurs dans plusieurs groupes
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes avec un budget mutualisé, le plus grand budget mutualisé paie en premier par défaut. Pour choisir l'ordre vous-même :
Accédez à Paramètres de l'organisation > Utilisation.
Dans la carte Priorité du budget mutualisé, sélectionnez « Ordre personnalisé ».
Utilisez les flèches pour mettre les groupes en ordre, avec l'équipe la plus spécifique en premier.
Cliquez sur « Enregistrer l'ordre ».
Avec un ordre personnalisé, le premier budget mutualisé disponible avec une utilisation restante dans votre liste paie en premier.
Remarque : La priorité du budget ne décide que quel budget mutualisé paie. Pour choisir la limite mensuelle du groupe qui s'applique à un utilisateur dans plusieurs groupes, utilisez le paramètre Limite des membres des groupes sous Paramètres par défaut des dépenses.
Surveiller les budgets mutualisés
Vérifiez l'utilisation du budget mutualisé à tout moment dans la colonne Budget mutualisé de l'onglet « Par groupe/niveau » dans Paramètres de l'organisation > Utilisation. La colonne affiche le budget mutualisé de chaque groupe et la quantité utilisée ce mois-ci. La barre devient orange à 75 % et rouge à 90 %, et un tiret signifie que le groupe n'a pas de budget mutualisé.
Lorsqu'un budget mutualisé atteint 50 %, 75 %, 95 % et 100 % de son montant mensuel, chaque administrateur disposant de permissions de facturation reçoit un e-mail, et un avis pour le groupe apparaît sur la page d'accueil de l'administrateur. Cliquez sur « Afficher le groupe » dans l'avis pour accéder à la ligne du groupe, puis fermez l'avis une fois que vous avez agi en conséquence.
Pour déterminer si vos montants sont corrects, vérifiez également le nombre de demandes sous Examiner les demandes. Si un budget mutualisé est utilisé à 75 % avant le 20 du mois, envisagez de l'augmenter de 50 %. Si les utilisateurs continuent à demander plus, augmentez la limite mensuelle des membres.
Ce que voient les utilisateurs
Rien ne change pour les utilisateurs jusqu'à ce qu'ils atteignent leur propre limite de dépenses mensuelles ou que le budget mutualisé du groupe s'épuise. À ce moment, un message apparaît dans la boîte de message avec un bouton « Demander plus ». Si le budget mutualisé est épuisé, le message indique que le budget partagé de leur équipe est épuisé.
Les demandes des utilisateurs apparaissent sous Examiner les demandes. Les utilisateurs ne voient jamais le nom du groupe ni le montant du budget mutualisé.
Limitations de la version bêta
La permission Facturation s'applique à toute votre organisation, donc quiconque peut modifier le budget mutualisé d'un groupe peut modifier le budget mutualisé de tous les groupes.
Les budgets mutualisés ne peuvent être gérés que dans Paramètres de l'organisation. Ils ne sont pas disponibles via l'API Admin.