Sebuah anggaran grup bersama memberikan satu grup satu jumlah bulanan bersama yang digunakan semua anggotanya, di samping batas pengeluaran bulanan setiap pengguna. Artikel ini menjelaskan cara kerja anggaran bersama dan cara menetapkan, memprioritaskan, dan memantaunya.
Anggaran grup bersama tersedia pada paket Enterprise berbasis penggunaan dan pada paket kursi Standard atau Premium dengan kredit penggunaan diaktifkan. Pemilik Utama, Pemilik, dan peran khusus dengan izin Penagihan diatur ke "Dapat mengelola" dapat menetapkan anggaran bersama di Pengaturan Organisasi > Penggunaan.
Cara kerja anggaran bersama
Batas pengeluaran grup berlaku untuk setiap anggota grup secara terpisah, jadi setiap anggota mendapat batas bulanan yang sama. Anggaran bersama menambahkan satu jumlah bersama untuk seluruh grup.
Setiap permintaan dihitung terhadap batas pengeluaran bulanan pengguna sendiri dan anggaran bersama grup. Pengguna berhenti ketika batas mereka sendiri habis, atau ketika setiap anggaran bersama yang dapat mereka gunakan habis. Ketika anggaran bersama habis, penggunaan dijeda untuk anggota grup tanpa anggaran bersama lain yang tersisa sampai Anda menaikkan anggaran atau direset untuk bulan baru. Setelah Anda menaikkannya, anggota grup dapat mengirim pesan lagi segera.
Pada paket kursi Standard dan Premium, anggaran bersama hanya berlaku untuk kredit penggunaan. Penggunaan yang disertakan kursi tidak dihitung terhadap anggaran bersama. Ketika anggaran bersama anggota habis, mereka masih dapat menggunakan apa yang disertakan kursi mereka tetapi tidak dapat menggunakan kredit penggunaan.
Catatan: Anggaran bersama bukan bagian yang sama untuk setiap orang. Jika Anda menetapkan batas bulanan anggota ke anggaran bersama dibagi jumlah anggota grup, Anda kembali ke batas satu orang dan kehilangan manfaat anggaran bersama. Tetapkan batas bulanan anggota sebagai penjaga terhadap penggunaan yang tidak biasa tinggi oleh satu orang.
Sebelum Anda mulai
Periksa hal berikut sebelum Anda menetapkan anggaran bersama:
Grup ada di Pengaturan Organisasi > Grup. Pelajari lebih lanjut tentang mengelola grup dan batas pengeluaran grup pada paket Enterprise.
Kredit penggunaan diaktifkan (hanya paket kursi Standard dan Premium). Tabel batas pengeluaran tidak muncul sampai mereka diaktifkan.
Anda telah memilih grup untuk memulai. Satu tim dengan pemilik yang jelas adalah pilihan pertama yang baik.
Pilih jumlah awal
Dasarkan jumlah pertama Anda pada pengeluaran aktual bulan lalu, bukan perkiraan. Anda memerlukan dua angka untuk grup. Mengedit batas untuk grup menyarankan ini secara otomatis. Anda juga dapat memverifikasinya di Analitik:
Pengeluaran bulan lalu untuk grup: Di Analitik, saring tabel anggota ke grup dan jumlahkan pengeluarannya.
Pengguna teratas grup: Baris pertama ketika Anda mengurutkan tabel itu berdasarkan pengeluaran.
Titik awal yang baik adalah anggaran bersama sekitar tiga kali pengeluaran grup bulan lalu, dan batas bulanan anggota sekitar tiga kali pengeluaran pengguna teratas.
Misalnya, jika grup menghabiskan $1450 bulan lalu dan pengguna teratas menggunakan $310, tetapkan anggaran bersama ke $4350 dan batas bulanan anggota ke sekitar $950. Dengan jumlah ini, permintaan untuk lebih banyak harus jarang dan anggaran bersama harus bertahan sebulan.
Tetapkan anggaran bersama
Tetapkan anggaran bersama dan batas bulanan anggota bersama-sama dari baris grup dalam tabel batas pengeluaran.
Navigasikan ke Pengaturan Organisasi > Penggunaan.
Gulir ke Batas pengeluaran dan pilih tab "Menurut grup/tingkat".
Temukan grup, klik tombol menu di sebelah kanan, dan pilih "Edit batas dan anggaran."
Di bawah Anggaran bulanan bersama, pilih "Tetapkan jumlah." Jumlah yang disarankan berdasarkan penggunaan terbaru grup diisi, dan Anda dapat mengubahnya.
Di bawah Batas bulanan anggota, klik "Gunakan" untuk menerapkan batas yang disarankan, atau masukkan batas Anda sendiri. Jika Anda tidak menginginkan batas anggota, pilih "Tidak ada batas anggota."
Klik "Simpan."
Jika batas bulanan anggota terlalu rendah untuk anggaran bersama, Anda akan melihat peringatan dengan opsi untuk menaikkannya.
Jika grup belum memiliki batas pengeluaran, Anda dapat menetapkan anggaran bersama saat menambahkan satu. Pada tab "Menurut grup/tingkat", klik tombol tambah, pilih grup, tetapkan jumlah di bawah Anggaran bulanan bersama, dan klik "Tambah batas pengeluaran." Batas bulanan bersifat opsional.
Ubah, bekukan, atau matikan anggaran bersama
Ubah jumlah: Pilih "Edit batas dan anggaran" di menu baris grup dan masukkan jumlah baru.
Bekukan grup: Tetapkan anggaran bersama ke $0. Anggota grup tidak dapat lagi menghabiskan dari anggaran bersama ini.
Jeda anggaran bersama: Pilih "Dijeda." Jumlahnya disimpan tetapi tidak diberlakukan sampai Anda memilih "Tetapkan jumlah" lagi. Untuk menghapus pool, pilih "Tidak ada anggaran bersama."
Hapus batas pengeluaran grup: Ini juga menghapus anggaran bersama grup.
Tetapkan prioritas anggaran untuk pengguna di beberapa grup
Jika pengguna termasuk dalam lebih dari satu grup dengan anggaran bersama, anggaran bersama terbesar membayar terlebih dahulu secara default. Ketika habis, yang berikutnya terbesar dengan sisa penggunaan membayar. Untuk memilih urutan sendiri:
Navigasikan ke Pengaturan Organisasi > Penggunaan.
Di baris Prioritas anggaran bersama di bawah Default pengeluaran, pilih "Urutan khusus." Baris ini muncul ketika setidaknya dua grup memiliki anggaran bersama.
Gunakan panah untuk menempatkan grup dalam urutan, dengan tim paling spesifik terlebih dahulu.
Klik "Simpan urutan."
Dengan urutan khusus, anggaran bersama pertama dalam daftar Anda dengan sisa anggaran membayar.
Catatan: Prioritas anggaran hanya menentukan urutan pembayaran anggaran bersama. Untuk memilih batas bulanan anggota grup mana yang berlaku untuk pengguna di lebih dari satu grup, gunakan pengaturan Batas anggota dari grup di bawah Default pengeluaran.
Pantau anggaran bersama
Periksa penggunaan anggaran bersama kapan saja di kolom Anggaran bersama pada tab "Menurut grup/tingkat" di Pengaturan Organisasi > Penggunaan. Kolom menunjukkan anggaran bersama setiap grup dan berapa banyak yang telah digunakan bulan ini. Bilah berubah menjadi kuning pada 75% dan merah pada 90%. Garis putus berarti grup tidak memiliki anggaran bersama.
Ketika anggaran bersama mencapai 50%, 75%, 95%, dan 100% dari jumlah bulanannya, semua orang dengan izin Penagihan mendapat email, dan pemberitahuan untuk grup muncul di bagian atas Pengaturan Organisasi dan di halaman Penggunaan. Klik "Lihat grup" dalam pemberitahuan untuk membuka baris grup, lalu tutup pemberitahuan setelah Anda bertindak.
Untuk mengetahui apakah jumlah Anda benar, periksa juga jumlah permintaan di bawah Tinjau permintaan. Jika anggaran bersama 75% digunakan sebelum tanggal 20 bulan ini, pertimbangkan untuk menaikkannya sebesar 50%. Jika pengguna terus meminta lebih banyak, naikkan batas bulanan anggota.
Apa yang dilihat pengguna
Tidak ada yang berubah bagi pengguna sampai mereka mencapai batas pengeluaran bulanan mereka sendiri atau sampai setiap anggaran bersama yang dapat mereka gunakan habis. Pada saat itu, pesan muncul di kotak pesan dengan tombol "Minta lebih banyak". Jika anggaran bersama habis, pesan mengatakan anggaran bersama tim mereka telah habis.
Permintaan dari pengguna muncul di bawah Tinjau permintaan. Pengguna tidak pernah melihat nama grup atau jumlah anggaran bersama.
Keterbatasan
Izin Penagihan berlaku di seluruh organisasi Anda, jadi siapa pun yang dapat mengedit anggaran bersama satu grup dapat mengedit anggaran bersama setiap grup.
Anggaran bersama hanya dapat dikelola di Pengaturan Organisasi. Mereka belum tersedia melalui Admin API.