Ein gemeinsames Gruppenbudget gibt einer Gruppe einen gemeinsamen monatlichen Betrag, aus dem alle Mitglieder schöpfen können, zusätzlich zum eigenen monatlichen Ausgabenlimit jedes Benutzers. Dieser Artikel erklärt, wie gemeinsame Budgets funktionieren und wie Sie diese festlegen, priorisieren und überwachen.
Gemeinsame Gruppenbudgets sind in nutzungsbasierten Enterprise-Plänen und in Standard- oder Premium-Sitzungsplänen mit aktivierten Nutzungsguthaben verfügbar. Primäre Eigentümer, Eigentümer und benutzerdefinierte Rollen mit der Abrechnung-Berechtigung auf „Kann verwalten“ können gemeinsame Budgets in Organisationseinstellungen > Nutzung festlegen.
Funktionsweise gemeinsamer Budgets
Ein Gruppenausgabenlimit gilt für jedes Gruppenmitglied separat, daher erhält jedes Mitglied das gleiche monatliche Limit. Ein gemeinsames Budget fügt einen gemeinsamen Betrag für die ganze Gruppe hinzu.
Jede Anfrage wird sowohl gegen das eigene monatliche Ausgabenlimit des Benutzers als auch gegen das gemeinsame Budget der Gruppe angerechnet. Der Benutzer stoppt, wenn sein eigenes Limit aufgebraucht ist oder wenn jedes gemeinsame Budget, das er nutzen kann, aufgebraucht ist. Wenn das gemeinsame Budget aufgebraucht ist, wird die Nutzung für Gruppenmitglieder ohne verbleibendes gemeinsames Budget pausiert, bis Sie das Budget erhöhen oder es sich für den neuen Monat zurückgesetzt wird. Nachdem Sie es erhöht haben, können Gruppenmitglieder sofort wieder Nachrichten senden.
In Standard- und Premium-Sitzungsplänen gelten gemeinsame Budgets nur für Nutzungsguthaben. Die in der Sitzung enthaltene Nutzung wird nicht auf ein gemeinsames Budget angerechnet. Wenn die gemeinsamen Budgets eines Mitglieds aufgebraucht sind, kann es immer noch das nutzen, das seine Sitzung enthält, kann aber keine Nutzungsguthaben verwenden.
Hinweis: Ein gemeinsames Budget ist keine gleiche Aufteilung pro Person. Wenn Sie das monatliche Mitgliederlimit auf das gemeinsame Budget dividiert durch die Anzahl der Gruppenmitglieder setzen, sind Sie wieder bei Einzelpersonenlimits und verlieren den Vorteil eines gemeinsamen Budgets. Legen Sie das monatliche Mitgliederlimit als Schutzmaßnahme gegen ungewöhnlich hohe Nutzung durch eine Person fest.
Bevor Sie beginnen
Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie ein gemeinsames Budget festlegen:
Die Gruppe existiert in Organisationseinstellungen > Gruppen. Erfahren Sie mehr über Verwaltung von Gruppen und Gruppenausgabenlimits in Enterprise-Plänen.
Nutzungsguthaben sind aktiviert (nur Standard- und Premium-Sitzungspläne). Die Tabelle der Ausgabenlimits wird erst angezeigt, wenn diese aktiviert sind.
Sie haben eine Gruppe ausgewählt, um zu beginnen. Ein einzelnes Team mit einem klaren Eigentümer ist eine gute erste Wahl.
Wählen Sie Startbeträge
Basieren Sie Ihre ersten Beträge auf den tatsächlichen Ausgaben des letzten Monats, nicht auf einer Schätzung. Sie benötigen zwei Zahlen für die Gruppe. Das Bearbeiten von Limits für eine Gruppe schlägt diese automatisch vor. Sie können sie auch in Analytics überprüfen:
Ausgaben der Gruppe im letzten Monat: Filtern Sie in Analytics die Mitgliedertabelle nach der Gruppe und addieren Sie die Ausgaben.
Der größte Ausgabentreiber der Gruppe: Die erste Zeile, wenn Sie diese Tabelle nach Ausgaben sortieren.
Ein guter Ausgangspunkt ist ein gemeinsames Budget von etwa dem Dreifachen der Ausgaben der Gruppe im letzten Monat und ein monatliches Mitgliederlimit von etwa dem Dreifachen der Ausgaben des größten Ausgabentreibers.
Wenn eine Gruppe beispielsweise im letzten Monat 1.450 $ ausgegeben hat und ihr größter Ausgabentreiber 310 $ verwendet hat, legen Sie das gemeinsame Budget auf 4.350 $ und das monatliche Mitgliederlimit auf etwa 950 $ fest. Mit diesen Beträgen sollten Anfragen für mehr selten sein und das gemeinsame Budget sollte den Monat über halten.
Legen Sie ein gemeinsames Budget fest
Legen Sie das gemeinsame Budget und das monatliche Mitgliederlimit zusammen aus der Zeile der Gruppe in der Tabelle der Ausgabenlimits fest.
Navigieren Sie zu Organisationseinstellungen > Nutzung.
Scrollen Sie zu Ausgabenlimits und wählen Sie die Registerkarte „Nach Gruppe/Stufe“.
Suchen Sie die Gruppe, klicken Sie auf die Menüschaltfläche rechts und wählen Sie „Limit und Budget bearbeiten“.
Wählen Sie unter Monatliches gemeinsames Budget die Option „Betrag festlegen“. Ein vorgeschlagener Betrag basierend auf der letzten Nutzung der Gruppe wird eingefügt und Sie können ihn ändern.
Klicken Sie unter Monatliches Mitgliederlimit auf „Verwenden“, um das vorgeschlagene Limit anzuwenden, oder geben Sie Ihr eigenes ein. Wenn Sie kein Mitgliederlimit möchten, wählen Sie „Kein Mitgliederlimit“.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Wenn das monatliche Mitgliederlimit zu niedrig für das gemeinsame Budget ist, wird eine Warnung mit einer Option zum Erhöhen angezeigt.
Wenn die Gruppe noch kein Ausgabenlimit hat, können Sie ein gemeinsames Budget festlegen, wenn Sie eines hinzufügen. Klicken Sie auf der Registerkarte „Nach Gruppe/Stufe“ auf die Schaltfläche zum Hinzufügen, wählen Sie die Gruppe aus, legen Sie den Betrag unter Monatliches gemeinsames Budget fest und klicken Sie auf „Ausgabenlimit hinzufügen“. Ein monatliches Limit ist optional.
Ändern, einfrieren oder deaktivieren Sie ein gemeinsames Budget
Betrag ändern: Wählen Sie „Limit und Budget bearbeiten“ im Zeilenmenü der Gruppe und geben Sie einen neuen Betrag ein.
Gruppe einfrieren: Legen Sie das gemeinsame Budget auf 0 $ fest. Gruppenmitglieder können nicht mehr aus diesem gemeinsamen Budget ausgeben.
Gemeinsames Budget pausieren: Wählen Sie „Pausiert“. Der Betrag wird beibehalten, aber nicht erzwungen, bis Sie erneut „Betrag festlegen“ wählen. Um den Pool zu entfernen, wählen Sie „Kein gemeinsames Budget“.
Entfernen Sie das Ausgabenlimit der Gruppe: Dies entfernt auch das gemeinsame Budget der Gruppe.
Legen Sie die Budgetpriorität für Benutzer in mehreren Gruppen fest
Wenn ein Benutzer zu mehr als einer Gruppe mit einem gemeinsamen Budget gehört, zahlt das größte gemeinsame Budget standardmäßig zuerst. Wenn es aufgebraucht ist, zahlt das nächstgrößte mit verbleibender Nutzung. Um die Reihenfolge selbst zu wählen:
Navigieren Sie zu Organisationseinstellungen > Nutzung.
Wählen Sie in der Zeile Priorität des gemeinsamen Budgets unter Ausgabenstandards die Option „Benutzerdefinierte Reihenfolge“. Diese Zeile wird angezeigt, wenn mindestens zwei Gruppen gemeinsame Budgets haben.
Verwenden Sie die Pfeile, um die Gruppen in Reihenfolge zu ordnen, mit dem spezifischsten Team zuerst.
Klicken Sie auf „Reihenfolge speichern“.
Mit einer benutzerdefinierten Reihenfolge zahlt das erste gemeinsame Budget in Ihrer Liste mit verbleibendem Budget.
Hinweis: Die Budgetpriorität entscheidet nur über die Reihenfolge, in der gemeinsame Budgets zahlen. Um zu wählen, welches Mitgliederlimit einer Gruppe für einen Benutzer in mehr als einer Gruppe gilt, verwenden Sie die Einstellung Mitgliederlimit aus Gruppen unter Ausgabenstandards.
Überwachen Sie gemeinsame Budgets
Überprüfen Sie die Nutzung des gemeinsamen Budgets jederzeit in der Spalte Gemeinsames Budget auf der Registerkarte „Nach Gruppe/Stufe“ in Organisationseinstellungen > Nutzung. Die Spalte zeigt das gemeinsame Budget jeder Gruppe und wie viel davon in diesem Monat verwendet wurde. Der Balken wird bei 75 % orange und bei 90 % rot. Ein Bindestrich bedeutet, dass die Gruppe kein gemeinsames Budget hat.
Wenn ein gemeinsames Budget 50 %, 75 %, 95 % und 100 % seines monatlichen Betrags erreicht, erhalten alle mit der Berechtigung „Abrechnung“ eine E-Mail und eine Benachrichtigung für die Gruppe wird oben in den Organisationseinstellungen und auf der Seite „Nutzung“ angezeigt. Klicken Sie auf „Gruppe anzeigen“ in der Benachrichtigung, um zur Zeile der Gruppe zu gehen, und schließen Sie die Benachrichtigung, nachdem Sie darauf reagiert haben.
Um festzustellen, ob Ihre Beträge richtig sind, überprüfen Sie auch die Anzahl der Anfragen unter Anfragen überprüfen. Wenn ein gemeinsames Budget vor dem 20. des Monats zu 75 % verwendet wird, erwägen Sie, es um 50 % zu erhöhen. Wenn Benutzer weiterhin um mehr anfordern, erhöhen Sie das monatliche Mitgliederlimit.
Was Benutzer sehen
Für Benutzer ändert sich nichts, bis sie ihr eigenes monatliches Ausgabenlimit erreichen oder bis jedes gemeinsame Budget, das sie nutzen können, aufgebraucht ist. An diesem Punkt wird eine Nachricht im Nachrichtenfeld mit einer Schaltfläche „Mehr anfordern“ angezeigt. Wenn das gemeinsame Budget aufgebraucht ist, besagt die Nachricht, dass das gemeinsame Budget ihres Teams aufgebraucht ist.
Anfragen von Benutzern werden unter Anfragen überprüfen angezeigt. Benutzer sehen niemals den Namen der Gruppe oder den Betrag des gemeinsamen Budgets.
Einschränkungen
Die Abrechnung-Berechtigung gilt in Ihrer gesamten Organisation, daher kann jeder, der das gemeinsame Budget einer Gruppe bearbeiten kann, das gemeinsame Budget jeder Gruppe bearbeiten.
Gemeinsame Budgets können nur in Organisationseinstellungen verwaltet werden. Sie sind noch nicht über die Admin-API verfügbar.