Un presupuesto de grupo compartido proporciona a un grupo una cantidad mensual compartida de la que todos sus miembros pueden disponer, además del límite de gasto mensual propio de cada usuario. Este artículo explica cómo funcionan los presupuestos compartidos y cómo establecerlos, priorizarlos y monitorizarlos.
Los presupuestos de grupo compartidos están disponibles en planes Enterprise basados en uso y en planes de asientos Standard o Premium con créditos de uso habilitados. Los Propietarios Principales, Propietarios y roles personalizados con el permiso Facturación establecido en "Puede administrar" pueden establecer presupuestos compartidos en Configuración de la organización > Uso.
Cómo funcionan los presupuestos compartidos
Un límite de gasto de grupo se aplica a cada miembro del grupo por separado, por lo que cada miembro obtiene el mismo límite mensual. Un presupuesto compartido añade una cantidad compartida para todo el grupo.
Cada solicitud se cuenta tanto contra el límite de gasto mensual propio del usuario como contra el presupuesto compartido del grupo. El usuario se detiene cuando se agota su propio límite o cuando se agotan todos los presupuestos compartidos que puede utilizar. Cuando se agota el presupuesto compartido, el uso se pausa para los miembros del grupo sin otro presupuesto compartido disponible hasta que aumente el presupuesto o se reinicie para el nuevo mes. Después de aumentarlo, los miembros del grupo pueden enviar mensajes nuevamente de inmediato.
En planes de asientos Standard y Premium, los presupuestos compartidos solo se aplican a créditos de uso. El uso incluido en el asiento no se cuenta contra un presupuesto compartido. Cuando se agotan los presupuestos compartidos de un miembro, aún puede utilizar lo que incluye su asiento pero no puede utilizar créditos de uso.
Nota: Un presupuesto compartido no es una parte igual para cada persona. Si establece el límite mensual del miembro en el presupuesto compartido dividido por el número de miembros del grupo, vuelve a los límites de una sola persona y pierde el beneficio de un presupuesto compartido. Establezca el límite mensual del miembro como una barrera de protección contra el uso inusualmente alto de una persona.
Antes de comenzar
Verifique lo siguiente antes de establecer un presupuesto compartido:
El grupo existe en Configuración de la organización > Grupos. Obtenga más información sobre administración de grupos y límites de gasto de grupo en planes Enterprise.
Los créditos de uso están habilitados (solo planes de asientos Standard y Premium). La tabla de límites de gasto no aparece hasta que lo estén.
Ha elegido un grupo para comenzar. Un único equipo con un propietario claro es una buena primera opción.
Elija cantidades iniciales
Base sus primeras cantidades en el gasto real del mes pasado, no en una estimación. Necesita dos números para el grupo. Editar límites para un grupo sugiere estos automáticamente. También puede verificarlos en Analytics:
Gasto del mes pasado para el grupo: En Analytics, filtre la tabla de miembros al grupo y sume el gasto.
El mayor gastador del grupo: La primera fila cuando ordena esa tabla por gasto.
Un buen punto de partida es un presupuesto compartido de aproximadamente tres veces el gasto del grupo del mes pasado, y un límite mensual del miembro de aproximadamente tres veces el gasto del mayor gastador.
Por ejemplo, si un grupo gastó $1450 el mes pasado y su mayor gastador utilizó $310, establezca el presupuesto compartido en $4350 y el límite mensual del miembro en aproximadamente $950. Con estas cantidades, las solicitudes de más deberían ser raras y el presupuesto compartido debería durar el mes.
Establecer un presupuesto compartido
Establezca el presupuesto compartido y el límite mensual del miembro juntos desde la fila del grupo en la tabla de límites de gasto.
Navegue a Configuración de la organización > Uso.
Desplácese a Límites de gasto y seleccione la pestaña "Por grupo/nivel".
Busque el grupo, haga clic en el botón de menú a la derecha y seleccione "Editar límite y presupuesto".
En Presupuesto mensual compartido, seleccione "Establecer cantidad". Se rellena una cantidad sugerida basada en el uso reciente del grupo, y puede cambiarla.
En Límite mensual del miembro, haga clic en "Usar" para aplicar el límite sugerido o ingrese el suyo. Si no desea un límite de miembro, seleccione "Sin límite de miembro".
Haga clic en "Guardar".
Si el límite mensual del miembro es demasiado bajo para el presupuesto compartido, verá una advertencia con una opción para aumentarlo.
Si el grupo aún no tiene un límite de gasto, puede establecer un presupuesto compartido cuando agregue uno. En la pestaña "Por grupo/nivel", haga clic en el botón agregar, seleccione el grupo, establezca la cantidad en Presupuesto mensual compartido y haga clic en "Agregar límite de gasto". Un límite mensual es opcional.
Cambiar, congelar o desactivar un presupuesto compartido
Cambiar la cantidad: Seleccione "Editar límite y presupuesto" en el menú de fila del grupo e ingrese una nueva cantidad.
Congelar el grupo: Establezca el presupuesto compartido en $0. Los miembros del grupo ya no pueden gastar de este presupuesto compartido.
Pausar el presupuesto compartido: Seleccione "Pausado". La cantidad se mantiene pero no se aplica hasta que seleccione "Establecer cantidad" nuevamente. Para eliminar el grupo, seleccione "Sin presupuesto compartido".
Eliminar el límite de gasto del grupo: Esto también elimina el presupuesto compartido del grupo.
Establecer la prioridad del presupuesto para usuarios en varios grupos
Si un usuario pertenece a más de un grupo con un presupuesto compartido, el presupuesto compartido más grande se paga primero de forma predeterminada. Cuando se agota, el siguiente más grande con uso restante se paga. Para elegir el orden usted mismo:
Navegue a Configuración de la organización > Uso.
En la fila Prioridad del presupuesto compartido en Valores predeterminados de gasto, seleccione "Orden personalizado". Esta fila aparece cuando al menos dos grupos tienen presupuestos compartidos.
Use las flechas para poner los grupos en orden, con el equipo más específico primero.
Haga clic en "Guardar orden".
Con un orden personalizado, el primer presupuesto compartido en su lista con presupuesto restante se paga.
Nota: La prioridad del presupuesto solo decide el orden en el que se pagan los presupuestos compartidos. Para elegir qué límite mensual del miembro del grupo se aplica a un usuario en más de un grupo, use la configuración Límite de miembro de grupos en Valores predeterminados de gasto.
Monitorizar presupuestos compartidos
Verifique el uso del presupuesto compartido en cualquier momento en la columna Presupuesto compartido en la pestaña "Por grupo/nivel" en Configuración de la organización > Uso. La columna muestra el presupuesto compartido de cada grupo y cuánto se ha utilizado este mes. La barra se vuelve ámbar al 75% y roja al 90%. Un guión significa que el grupo no tiene presupuesto compartido.
Cuando un presupuesto compartido alcanza el 50%, 75%, 95% y 100% de su cantidad mensual, todos con permiso de Facturación reciben un correo electrónico, y aparece un aviso para el grupo en la parte superior de Configuración de la organización y en la página Uso. Haga clic en "Ver grupo" en el aviso para ir a la fila del grupo, luego descarte el aviso una vez que haya actuado en consecuencia.
Para determinar si sus cantidades son correctas, también verifique el número de solicitudes en Revisar solicitudes. Si un presupuesto compartido se utiliza al 75% antes del día 20 del mes, considere aumentarlo un 50%. Si los usuarios siguen solicitando más, aumente el límite mensual del miembro.
Lo que ven los usuarios
Nada cambia para los usuarios hasta que alcancen su propio límite de gasto mensual o hasta que se agoten todos los presupuestos compartidos que pueden utilizar. En ese momento, aparece un mensaje en el cuadro de mensaje con un botón "Solicitar más". Si se agota el presupuesto compartido, el mensaje dice que el presupuesto compartido de su equipo se ha agotado.
Las solicitudes de usuarios aparecen en Revisar solicitudes. Los usuarios nunca ven el nombre del grupo ni la cantidad del presupuesto compartido.
Limitaciones
El permiso Facturación se aplica en toda su organización, por lo que cualquiera que pueda editar el presupuesto compartido de un grupo puede editar el presupuesto compartido de todos los grupos.
Los presupuestos compartidos solo se pueden administrar en Configuración de la organización. Aún no están disponibles a través de la API de administración.