Ein gepooltes Gruppenbudget gibt einer Gruppe einen gemeinsamen monatlichen Betrag, aus dem alle Mitglieder schöpfen können, zusätzlich zum eigenen monatlichen Ausgabenlimit jedes Benutzers. Dieser Artikel erklärt, wie gepoolte Budgets funktionieren und wie Sie diese festlegen, priorisieren und überwachen.
Gepoolte Gruppenbudgets befinden sich in der Beta-Phase für Enterprise-Plan-Organisationen. Primary Owners, Owners, Admins und benutzerdefinierte Rollen mit der Billing-Berechtigung auf „Can manage
So funktionieren gepoolte Budgets
Ein Gruppenausgabenlimit gilt für jedes Gruppenmitglied separat, sodass jedes Mitglied das gleiche monatliche Limit erhält. Ein gepooltes Budget fügt einen gemeinsamen Betrag für die ganze Gruppe hinzu.
Jede Anfrage wird sowohl gegen das eigene monatliche Ausgabenlimit des Benutzers als auch gegen das gepoolte Budget der Gruppe angerechnet, und der Benutzer stoppt bei dem, das zuerst aufgebraucht ist. Die Nutzung kann ein Limit leicht überschreiten, bevor sie pausiert. Wenn das gepoolte Budget aufgebraucht ist, wird die Nutzung für jedes Gruppenmitglied pausiert, bis Sie das Budget erhöhen oder es sich für den neuen Monat zurückgesetzt wird. Nachdem Sie es erhöht haben, können Gruppenmitglieder sofort wieder Nachrichten senden.
Hinweis: Ein gepooltes Budget ist keine gleiche Aufteilung pro Person. Wenn Sie das monatliche Limit für Mitglieder auf das gepoolte Budget geteilt durch die Anzahl der Gruppenmitglieder setzen, sind Sie wieder bei Einzelpersonenlimits und verlieren den Vorteil eines gemeinsamen Budgets. Legen Sie das monatliche Limit für Mitglieder als Schutzmaßnahme gegen ungewöhnlich hohe Nutzung durch eine Person fest.
Bevor Sie beginnen
Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie ein gepooltes Budget festlegen:
Die Gruppe existiert in Organization settings > Groups. Erfahren Sie mehr über Verwalten von Gruppen und Gruppenausgabenlimits in Enterprise-Plänen.
Die Gruppe hat ein monatliches Ausgabenlimit. Ein gepooltes Budget liegt über diesem Limit.
Sie haben eine Gruppe ausgewählt, um zu beginnen. Ein einzelnes Team mit einem klaren Besitzer ist eine gute erste Wahl.
Wählen Sie Startbeträge
Basieren Sie Ihre ersten Beträge auf den tatsächlichen Ausgaben des letzten Monats, nicht auf einer Schätzung. Sie benötigen zwei Zahlen für die Gruppe. Beim Bearbeiten von Limits für eine Gruppe werden diese automatisch vorgeschlagen. Alternativ können Sie diese Zahlen in Analytics überprüfen:
Ausgaben der Gruppe im letzten Monat: Filtern Sie in Analytics die Tabelle der Mitglieder nach der Gruppe und addieren Sie die Ausgaben.
Der größte Ausgabentreiber der Gruppe: Die erste Zeile, wenn Sie diese Tabelle nach Ausgaben sortieren.
Ein guter Ausgangspunkt ist ein gepooltes Budget von etwa dem Dreifachen der Gruppenausgaben des letzten Monats und ein monatliches Limit für Mitglieder von etwa dem Dreifachen der Ausgaben des größten Ausgabentreibers.
Wenn eine Gruppe beispielsweise im letzten Monat $1450 ausgegeben hat und ihr größter Ausgabentreiber $310 verwendet hat, legen Sie das gepoolte Budget auf $2900 und das monatliche Limit für Mitglieder auf etwa $950 fest. Mit diesen Beträgen sollten Anfragen für mehr selten sein und das gepoolte Budget sollte den Monat über halten.
Legen Sie ein gepooltes Budget fest
Legen Sie das gepoolte Budget und das monatliche Limit für Mitglieder zusammen aus der Zeile der Gruppe in der Tabelle der Ausgabenlimits fest.
Navigieren Sie zu Organization settings > Usage.
Scrollen Sie zu Spend limits und wählen Sie die Registerkarte „By group/tier"."
Suchen Sie die Gruppe, klicken Sie auf die Menüschaltfläche rechts und wählen Sie „Edit limits"."
Wählen Sie unter Pooled monthly budget die Option „Set amount
Klicken Sie unter Member monthly limit auf „Use
Klicken Sie auf „Save"."
Wenn das monatliche Limit für Mitglieder zu niedrig für das gepoolte Budget ist, wird eine Warnung mit einer Option zum Erhöhen angezeigt.
Ändern, einfrieren oder deaktivieren Sie ein gepooltes Budget
Ändern Sie den Betrag: Wählen Sie „Edit limits" im Zeilenmenü der Gruppe und geben Sie einen neuen Betrag ein."
Frieren Sie die Gruppe ein: Legen Sie das gepoolte Budget auf $0 fest. Jedes Gruppenmitglied stoppt, bis Sie es erhöhen.
Pausieren Sie das gepoolte Budget: Wählen Sie Paused. Der Betrag wird beibehalten, aber nicht erzwungen, bis Sie „Set amount
Entfernen Sie das Ausgabenlimit der Gruppe: Dies entfernt auch das gepoolte Budget der Gruppe.
Legen Sie die Budget-Priorität für Benutzer in mehreren Gruppen fest
Wenn ein Benutzer zu mehr als einer Gruppe mit einem gepoolten Budget gehört, wird standardmäßig das größte gepoolte Budget zuerst bezahlt. Um die Reihenfolge selbst zu wählen:
Navigieren Sie zu Organization settings > Usage.
Wählen Sie in der Karte Pooled budget priority die Option „Custom order"."
Verwenden Sie die Pfeile, um die Gruppen in Reihenfolge zu ordnen, mit dem spezifischsten Team zuerst.
Klicken Sie auf „Save order"."
Mit einer benutzerdefinierten Reihenfolge wird das erste verfügbare gepoolte Budget mit verbleibender Nutzung in Ihrer Liste zuerst bezahlt.
Hinweis: Die Budget-Priorität entscheidet nur, welches gepoolte Budget bezahlt wird. Um zu wählen, welches Gruppenausgabenlimit für einen Benutzer in mehr als einer Gruppe gilt, verwenden Sie die Einstellung Member limit from groups unter Spending defaults.
Überwachen Sie gepoolte Budgets
Überprüfen Sie die Nutzung des gepoolten Budgets jederzeit in der Spalte Pooled budget auf der Registerkarte „By group/tier
Wenn ein gepooltes Budget 50%, 75%, 95% und 100% seines monatlichen Betrags erreicht, erhält jeder Admin mit Abrechnungsberechtigungen eine E-Mail, und auf der Admin-Startseite wird eine Benachrichtigung für die Gruppe angezeigt. Klicken Sie auf „View group
Um zu überprüfen, ob Ihre Beträge richtig sind, überprüfen Sie auch die Anzahl der Anfragen unter Review requests. Wenn ein gepooltes Budget vor dem 20. des Monats zu 75% verwendet wird, erwägen Sie, es um 50% zu erhöhen. Wenn Benutzer weiterhin um mehr anfordern, erhöhen Sie das monatliche Limit für Mitglieder.
Was Benutzer sehen
Für Benutzer ändert sich nichts, bis sie ihr eigenes monatliches Ausgabenlimit oder das gepoolte Budget der Gruppe aufgebraucht haben. An diesem Punkt wird eine Nachricht im Nachrichtenfeld mit einer Schaltfläche „Request more
Anfragen von Benutzern werden unter Review requests angezeigt. Benutzer sehen niemals den Namen der Gruppe oder den Betrag des gepoolten Budgets.
Beta-Einschränkungen
Die Billing-Berechtigung gilt für Ihre gesamte Organisation, daher kann jeder, der das gepoolte Budget einer Gruppe bearbeiten kann, das gepoolte Budget jeder Gruppe bearbeiten.
Gepoolte Budgets können nur in Organization settings verwaltet werden. Sie sind nicht über die Admin API verfügbar.