Projektvisibilität und Freigabefunktionen sind für Benutzer in Team- oder Enterprise-Plänen verfügbar. Dieser Artikel setzt voraus, dass öffentliche Projekte und Projektfreigaben für Ihre Organisation aktiviert sind. Administratoren können beides deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Projektfreigabe für Ihre Organisation steuern.
Die Freigabe eines Projekts für eine Gruppe erfordert einen Enterprise-Plan und befindet sich derzeit in der Beta-Phase.
Verstehen Sie die zwei Optionen für die Projektvisibilität
Beim Erstellen eines Projekts in einem Team- oder Enterprise-Plan können Sie zwischen zwei anfänglichen Sichtbarkeitsoptionen wählen:
Öffentlich: Jeder in Ihrer Organisation kann das Projekt anzeigen und verwenden.
Privat: Nur eingeladene Mitglieder können das Projekt anzeigen und verwenden.
Was sind öffentliche Projekte?
Wenn Sie sich entscheiden, ein Projekt bei der Erstellung mit dem Rest Ihrer Organisation zu teilen, bedeutet dies, dass jedes andere Mitglied Ihres Teams es durch Durchsuchen oder Suchen in der Registerkarte "Organisation" im Bereich "Projekte" finden und verwenden kann, um einen Chat zu starten. Auch wenn ein Projekt öffentlich ist, bleiben Ihre Chats innerhalb dieses Projekts privat und sind für andere Mitglieder Ihrer Organisation nicht zugänglich, es sei denn, Sie teilen sie manuell.
Kann ich ein Projekt von öffentlich zu privat ändern?
Ja, Sie können die Sichtbarkeit eines Projekts, das Sie als öffentlich erstellt haben, jederzeit zu privat ändern, indem Sie das Projekt öffnen und auf die Schaltfläche "Freigabe" rechts neben dem Projektnamen klicken.
Klicken Sie auf "Alle bei [Ihre Organisation]" unter Allgemeiner Zugriff und wählen Sie "Nur eingeladene Personen", um das Projekt von öffentlich zu privat zu ändern.
Was sind private Projekte?
Die Auswahl von "Nur eingeladene Personen" hält Ihr Projekt privat, sodass Sie standardmäßig der einzige Benutzer mit Zugriff sind. Alle Inhalte im Projekt (Chats, Projektwissen und Artefakte) bleiben für andere Mitglieder unzugänglich, es sei denn, sie werden explizit eingeladen.
Kann ich ein Projekt von privat zu öffentlich ändern?
Ja, Sie können die Sichtbarkeit eines Projekts, das Sie als privat erstellt haben, jederzeit zu öffentlich ändern, indem Sie das Projekt öffnen und auf die Schaltfläche "Freigabe" rechts neben dem Projektnamen klicken.
Klicken Sie auf "Nur eingeladene Personen" unter "Allgemeiner Zugriff" und wählen Sie "Alle bei [Ihre Organisation]", um das Projekt von privat zu öffentlich zu ändern.
Zugriff auf private Projekte hinzufügen und entfernen
So fügen Sie Mitglieder zu einem privaten Projekt hinzu
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe" rechts neben dem Projektnamen.
Fügen Sie im angezeigten Fenster Personen aus Ihrer Organisation nach Name oder E-Mail-Adresse hinzu. In Enterprise-Plänen können Sie auch eine Gruppe hinzufügen, wenn ihre Sichtbarkeitseinstellungen die Projektfreigabe zulassen. Gruppen werden in den Ergebnissen mit einem Gruppensymbol und der Bezeichnung Gruppe angezeigt.
Wählen Sie die entsprechende Berechtigungsstufe:
Kann anzeigen: Mitglieder können Projektinhalte, Wissen und Anweisungen anzeigen und im Projekt chatten, können es aber nicht bearbeiten.
Kann bearbeiten: Mitglieder können Projektanweisungen und Wissen ändern, Mitgliedereinstellungen aktualisieren und aktiv zum Projekt beitragen.
Dies teilt das Projekt und die Wissensdatenbank mit dem Mitglied, aber Ihre Chats bleiben privat, es sei denn, Sie entscheiden sich, sie zu teilen.
So entfernen Sie Mitglieder aus einem privaten Projekt
Ein Projektmitglied mit "Kann bearbeiten"-Berechtigungen kann das "Freigabe"-Menü des Projekts öffnen.
Klicken Sie auf die Rolle rechts neben dem Namen des Mitglieds.
Wählen Sie "Zugriff entfernen".
Nach dem Entfernen können sie nicht mehr auf dieses Projekt oder seinen Inhalt zugreifen.
Mitglieder in Massen hinzufügen
Sie können mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, indem Sie eine Liste von E-Mail-Adressen in das Feld Personen oder Gruppen hinzufügen kopieren und einfügen, nachdem Sie auf "Freigabe" geklickt haben.
Projekt mit einer Gruppe teilen
Die Freigabe eines Projekts für eine Gruppe befindet sich derzeit in der Beta-Phase für Enterprise-Pläne.
In Enterprise-Plänen können Sie ein Projekt mit einer Gruppe teilen, anstatt jedes Mitglied einzeln hinzuzufügen. Der Zugriff folgt der Gruppenmitgliedschaft, sodass Mitglieder, die später der Gruppe beitreten, automatisch Zugriff erhalten, und Mitglieder, die austreten, verlieren ihn.
Bevor Sie mit einer Gruppe teilen können, muss ein Administrator Ressourcen mit dieser Gruppe teilen in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe aktivieren. Siehe Gruppen und Ausgabenlimits für Gruppen in Enterprise-Plänen verwalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe" rechts neben dem Projektnamen.
Geben Sie den Gruppennamen in das Feld Personen oder Gruppen hinzufügen ein.
Wählen Sie die Gruppe aus den Ergebnissen aus.
Wählen Sie "Kann anzeigen" oder "Kann bearbeiten".
Klicken Sie auf "Freigabe".
Ein paar Dinge zu wissen:
Eine neu sichtbare Gruppe kann einige Minuten dauern, bis sie in der Auswahl angezeigt wird.
Zugriffänderungen können bis zu fünf Minuten dauern, bis sie angewendet werden.
Gruppenmitglieder erhalten nur Zugriff, wenn sie auch Mitglieder der Organisation sind, zu der das Projekt gehört. Eine Gruppe kann untergeordnete Organisationen umfassen, aber ein freigegebenes Projekt bleibt auf seine eigene Organisation beschränkt.
Sobald ein Projekt mit einer Gruppe geteilt wird, kann jedes Mitglied dieser Gruppe es öffnen, auch wenn die Gruppe für ihre Organisation nicht sichtbar ist. Die Sichtbarkeit steuert, wer eine Gruppe in der Auswahl finden kann, nicht wer auf ein Projekt zugreifen kann, das bereits geteilt wurde.
Wenn ein Mitglied eine Gruppe verlässt, verliert es den Zugriff auf Projekte, die über diese Gruppe geteilt wurden, es sei denn, es hat auf andere Weise Zugriff.
Das Löschen einer Gruppe entfernt ihren Zugriff auf alle Projekte, die mit ihr geteilt wurden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Wenn jemand ein Projekt mit Ihnen teilt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die Sie über das neue freigegebene Projekt und Ihre Berechtigungsstufe informiert.
Registerkarte "Mit Ihnen geteilt"
Projekte, die mit Ihnen geteilt wurden, werden auf einer Registerkarte "Mit Ihnen geteilt" in Ihrem Bereich "Projekte" angezeigt, sodass Sie gemeinsame Arbeiten leicht finden und darauf zugreifen können.
Was passiert beim Archivieren eines freigegebenen Projekts?
Das Archivieren eines Projekts setzt seine Freigabeberechtigungen nicht zurück und entfernt keine Mitglieder. Alle Mitglieder, Berechtigungsstufen und Projektwissen bleiben erhalten, und alles wird genau so wiederhergestellt, wie es war, als Sie das Projekt dearchivieren. Um jemandem den Zugriff zu entziehen, entfernen Sie ihn in den Freigabeeinstellungen des Projekts vor oder nach dem Archivieren.
Wenn Sie Projekte nicht freigeben können
Besitzer können die Projektfreigabe für Ihre Organisation deaktivieren. In Enterprise-Plänen können sie sie auch für bestimmte Rollen deaktivieren. Wenn die Freigabe für Sie deaktiviert ist:
Sie können das "Freigabe"-Menü eines Projekts immer noch öffnen, aber Sie sehen "Projektfreigabe ist von Ihrem Administrator deaktiviert." Sie können keine neuen Benutzer oder Gruppen hinzufügen.
Sie können vorhandenen Zugriff immer noch ändern oder entfernen.
Projekte, die bereits geteilt sind, bleiben geteilt, und Benutzer, die bereits Zugriff haben, behalten ihn.
Öffentliche Projekte werden privat und bleiben privat, wenn Ihr Administrator die Freigabe wieder aktiviert.
Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie ein Projekt freigeben müssen.
Chats teilen und nicht teilen
Chats innerhalb eines Projekts werden standardmäßig nicht geteilt.
So teilen Sie einen Chat
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe" in der oberen rechten Ecke Ihres Chats.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe" im Popup, um einen teilbaren Link zu erstellen.
Der Chat-Snapshot enthält alle Nachrichten, die vor der Freigabe des Chats gesendet wurden, einschließlich aller Artefakte. Alle Nachrichten, die nach der Freigabe eines Chats gesendet werden, bleiben standardmäßig privat. Sie können jedoch den freigegebenen Snapshot aktualisieren, um neue Nachrichten einzubeziehen.
So aktualisieren Sie einen freigegebenen Chat
Öffnen Sie das "Freigabe"-Menü.
Klicken Sie auf "Aktualisieren" neben "Neue Nachrichten seit letzter Freigabe", um neue Nachrichten in den freigegebenen Snapshot einzubeziehen.
So heben Sie die Freigabe eines Chats auf
Navigieren Sie zum "Freigabe"-Menü.
Klicken Sie auf das Sichtbarkeitsdropdown.
Ändern Sie den Chat von "Geteilt" zu "Privat", um den direkten Link zu deaktivieren.